(目的)

第1条　この規程は、別に定めるものを除くほか、本町の文書事務の管理について必要な事項を定めることを目的とする。

(用語の定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書取扱いの原則)

第3条　文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、もって事務能率の向上に努めなければならない。

(総務課長)

第4条　総務課長は、文書の管理に関する事務を総括する。

(主務課長)

第5条　主務課長は、課内における文書事務が適正かつ迅速に取り扱われるように努めなければならない。

(文書取扱主任及び文書取扱担当者)

第6条　課に文書取扱主任を置く。

(文書の受領及び配付)

第7条　本町に到達した文書は、主務課において直接受領したものを除き、総務課において受領するものとする。

(料金不足等の送達文書の取扱い)

第8条　郵便料金の未納又は不足の郵便物が送達されたときは、総務課長が必要と認めるものに限り、その未納又は不足の料金を支払って受領することができる。

(文書の収受)

第9条　文書取扱主任は、配付文書(私信を除く。)及び課に直接到達した文書を受領したときは、開封の上、これらの文書の上部余白に収受印及び供覧印(別記様式第3号)を押印し、収受の記録を要すると認める文書は、文書整理簿に記載するものとする。

(勤務時間外の文書の受領)

第10条　勤務時間外に到着した文書(電子文書を除く。)は、日直員が受領し、次の各号により処理し、日直勤務終了後総務課長又は次の日直員に引き継がなければならない。

(収受した文書の処理)

第11条　文書取扱主任は、収受した文書については、課長に提示しなければならない。ただし、収受の記録を要しない文書は担当に、親展文書、書留及び個人あて文書は名あて人に直接配付するものとする。

(文書の起案)

第12条　文書の起案は、別に定めのある場合のほか、起案用紙(別記様式第4号)を用いなければならない。

第13条　文書の起案は、次の各号により行わなければならない。

(回議)

第14条　起案文書は、決裁区分に応じ、下位の職にある者から順次上位の職にある者へ回議したうえ、決裁を受けるものとする。

(合議)

第15条　起案文書で他課の所掌事務に関係のあるものは、主務課長の決裁を受けた後に、関係課に合議するものとする。ただし、定例又は軽易な事案については、合議を省略することができる。

第16条　他課の所掌事務に関係する事案については、前条の合議にかえて、連絡会議を開くなどあらかじめ関係課長と協議し、又は文書の写を送付して意見を求め、調整を行うことができる。

(総務課長への合議)

第17条　起案文書で次に掲げる事項を内容とするものは、総務課長に合議し、当該文書の審査を受けなければならない。

(重要文書等の持回り)

第18条　起案文書のうち緊急に処理を要するもの、秘密を要するものその他重要なものについては、起案者又はその上司が起案文書を持ち回って決裁を受けることができる。

第19条　起案文書について緊急かつやむを得ない事情により、りん議を経ず他の方法により決裁を受けて事務の処理を行った場合は、当該事務処理の経過等を明らかにしておかなければならない。

(記号及び番号)

第20条　決裁文書に基づいて施行する文書(以下「施行文書」という。)には、次の各号により記号及び番号を付けなければならない。ただし、軽易なものについては、これを省略し、号外として施行することができる。

(文書番号の管理)

第21条　文書の番号は、次の各号に掲げる区分に従って、当該各号に定める課が管理しなければならない。

(公印の押印)

第22条　施行文書には、川西町公印規程(平成12年訓令第10号)に定める手続きに従い公印を押印しなければならない。ただし、印刷物その他の性質上不必要と総務課長が認めるものは、これを省略することができる。

(文書の発信者名)

第23条　文書の発信者名は、原則として町長名を用いるものとする。ただし、次の各号に掲げる文書については、当該各号に定めるところによる。

(文書の発送)

第24条　文書の発送は、郵送その他適切な方法により行わなければならない。

(発送の手続)

第25条　文書を発送しようとするときは、次により行わなければならない。

(文書の保全)

第26条　文書は、常に整然と分類して整理し、必要なときに、直ちに利用できるよう保管し、又は保存しておかなければならない。

(文書の整理)

第27条　文書は、常に未処理文書、未完結文書及び完結文書を区分し整理しておかなければならない。

(文書の保管)

第28条　文書は、完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算して1年間、主務課において保管しなければならない。ただし、暦年で処理すべきものと定めたものについては、完結した日の属する年の翌年とし、議会に提出する議案及び規則、訓令、告示、公告に関するものは、総務課において保管するものとする。

(保管文書の借覧)

第29条　保管文書を借覧するときは、文書取扱主任の承認を得て借覧することができる。

(保存文書の整理)

第30条　保管期間を経過した文書は、次の各号に掲げるところにより製本し、整理しなければならない。

(文書の保存年限)

第31条　文書の保存年限は、法令その他に別段の定めがある場合を除き、次の各号に掲げる区分のとおりとする。ただし、必要と認めたときは、総務課長の承認を得て保存年限を変更することができる。

(保存文書の閲覧又は借覧)

第32条　書庫に保存された文書(以下「保存文書」という。)を閲覧し、又は借覧しようとするときは、総務課長が別に定める手続きをとらなければならない。

(保存文書の取扱い)

第33条　保存文書は、いかなる理由があっても他に転貸、抜き取り、書き込み、取り替え、若しくは差しかえをしてはならない。

(文書の廃棄)

第34条　主務課長は、保存期間が満了した保存文書及び保存期間中のもので保存の必要がないと認められる保存文書を、総務課長と協議の上、廃棄しなければならない。

(保存年限の延長)

第35条　主務課長は、保存年限が経過した保存文書について、引き続き保存の必要があると認めるときは、総務課長の承認を得て、保存年限を延長することができる。

(廃棄文書の処分)

第36条　第34条の規定により廃棄するときは、個人情報を含むもの、機密に属するもの又は印影等他に利用されるおそれのあるものがある場合は、焼却若しくは裁断等の方法により、他に利用されることのないよう適切に廃棄しなければならない。

(文書管理の例外)

第37条　主務課長は、文書の管理について、この規程の定めるところによることができない場合は、総務課長の承認を受け、この規程に規定する方法以外の方法により処理することができる。

(補則)

第38条　この規程に定めるもののほか必要な事項は、町長が別に定める。